E-Rechnungspflicht ab 2025: Was du wissen musst

E-Rechnungen sind gerade ein heißes Thema, und das aus gutem Grund. Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer und Freiberufler im B2B-Bereich E-Rechnungen nutzen. Das Ziel: die Digitalisierung voranzutreiben und die steuerliche Berichterstattung zu verbessern. In meinem Artikel erfährst du, was genau eine E-Rechnung ist, was auf dich zukommt und wie du dich am besten darauf vorbereitest.

Keine Sorge, es ist alles halb so wild, wenn du die wichtigsten Informationen kennst!

Das Wichtigste in Kürze

Was ist eine E-Rechnung?

Im Moment ist eine E-Rechnung einfach eine Rechnung, oft als PDF, die elektronisch erstellt und empfangen wird. Ab 2025 musst du deine E-Rechnung jedoch in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Das bedeutet, die Rechnung wird so aufbereitet, dass sie automatisiert verarbeitet werden kann.

 

E-Rechnungspflicht ab 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen eingeführt. Das Ziel ist eine Vereinheitlichung und Verbesserung der Datenqualität für umsatzsteuerliche Meldungen. Diese Pflicht ist der erste Schritt hin zu einem EU-weiten digitalen Meldesystem, das durch die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) vorangetrieben wird.

Formate für E-Rechnungen

In Deutschland sind Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bereits weit verbreitet. Diese entsprechen der EU-Norm EN 16931 und sorgen dafür, dass alle nötigen Daten strukturiert und leicht lesbar sind. E-Rechnungen müssen ab 2025 in diesen oder einem anderen strukturierten Format erstellt werden.

Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht?

Ab 2025 gelten nur noch Rechnungen als E-Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Herkömmliche PDFs ohne strukturierte Daten werden dann nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt.

Übergangsregelungen und Fristen

Übergangsregelungen bis Ende 2026

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfache elektronische Rechnungen übermitteln, wenn der Empfänger zustimmt.

Übergangsregelungen bis Ende 2027

Für Unternehmen mit einem Umsatz von maximal 800.000 Euro im Vorjahr gelten bis Ende 2027 dieselben Regelungen wie bis Ende 2026. Unternehmen mit höherem Umsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen erstellen.

Ab 2028

Ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen. Dies umfasst auch die Unterstützung für geplante Meldesysteme und EU-ViDA-Maßnahmen.

Was bedeutet diese Pflicht für dich als Unternehmer?

Die E-Rechnungspflicht erfordert, dass du deine Buchhaltungssoftware und -prozesse überprüfst. Wenn du deine Rechnungen bisher mit Excel erstellt hast, solltest du über den Einsatz einer professionellen Rechnungssoftware nachdenken. Diese Softwarelösungen sind bereits auf die neuen Anforderungen vorbereitet und unterstützen dich beim Erstellen, Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen im EN 16931 Format.

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E-Rechnung erstellen – so geht’s

Du fragst dich sicher, wie du eine E-Rechnung erstellen kannst! Das ist ganz einfach: mit der richtigen Software! Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen dich bereits jetzt beim Erstellen von E-Rechnungen im EN 16931 Format. Diese Software übernimmt die korrekte Formatierung und stellt sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

Ab dem 1. Januar 2025 musst du nicht nur E-Rechnungen erstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten können. Die meisten Buchhaltungsprogramme, die E-Rechnungen erstellen können, bieten auch Funktionen zum Empfang und zur Verarbeitung. Achte darauf, dass deine Software mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD kompatibel ist.

Unterschiede zwischen E-Rechnungen und traditionellen Rechnungen

Der Hauptunterschied liegt im Format und in der Übermittlung. Traditionelle Rechnungen werden oft als PDF per E-Mail versendet, während E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Das reduziert Fehler und erleichtert die Weiterverarbeitung.

Formate für E-Rechnungen

XRechnung: Dieses Format ist speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt und stellt Rechnungsdaten im XML-Format dar. (Siehe Bild)

 

ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF und ermöglicht die Verarbeitung der Rechnungsdaten sowohl maschinell als auch manuell.

EDI: Electronic Data Interchange (EDI) ist ein weiteres Format für den Austausch von Rechnungen und geschäftlichen Dokumenten, das strukturiert und automatisch verarbeitet wird.

Pflichtangaben auf einer E-Rechnung

Genau wie Papierechnungen müssen E-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Adresse des Verkäufers
• Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistungen
• Leistungszeitraum oder -zeitpunkt
• Rechnungsbetrag und Steuerbetrag
• Hinweise auf Steuerbefreiungen oder Kleinunternehmerregelung
• Hinweis auf Reverse-Charge, falls zutreffend

Aufbewahren und Archivieren von E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen genauso wie Papierrechnungen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert gespeichert wird – genau wie alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen.

Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnung hat jede Menge Vorteile für dich:

📉 Kosteneinsparungen: Kein Papierdruck, Versand oder Lagerung mehr nötig.

⏱️ Zeiteffizienz: Rechnungen werden digital & sofort übermittelt und automatisch verarbeitet.

💸 Schnellere Zahlungsabwicklung: Rechnungen werden direkt bearbeitet und können schneller bezahlt werden.

🛠️ Weniger Fehler: Automatische Datenverarbeitung reduziert Fehler, die bei manueller Eingabe passieren können.

🗂️ Bessere Übersicht: Digitale Rechnungen lassen sich leichter nachverfolgen und ablegen.

🌍 Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.

Herausforderungen bei der Umstellung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt einige Herausforderungen mit sich. Achte darauf, dass deine IT-Infrastruktur und Buchhaltungssoftware die neuen Anforderungen erfüllen. Vielleicht benötigst du auch Schulungen für deine Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle mit den neuen Prozessen zurechtkommen. Und auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, die noch nicht umgestellt haben, kann manchmal schwierig sein.

Was solltest du jetzt tun?

Wenn du dich noch nicht mit E-Rechnungen beschäftigt hast, ist jetzt der richtige Moment! Hier sind fünf Schritte, die dir helfen, dich gut vorzubereiten:

✅ Buchhaltungssoftware prüfen: Stelle sicher, dass deine Software ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen im EN 16931-Format unterstützt. Frag bei deinem Anbieter nach, ob du Updates benötigst.

✅ E-Rechnungsformate kennenlernen: Mach dich mit XRechnung und ZUGFeRD vertraut. Das hilft dir, die Umstellung besser zu meistern.

✅ Schulung und Weiterbildung: Plane Schulungen oder Webinare für deine Mitarbeiter ein, damit sie die neuen Prozesse verstehen.

✅ Mit Geschäftspartnern sprechen: Informiere deine Geschäftspartner über die Änderungen und kläre, wie der Rechnungsaustausch künftig aussehen soll.

✅ Übergangsfristen nutzen: Nutze die Zeit bis zur endgültigen Einführung, um dich gründlich vorzubereiten und mögliche Fehler zu vermeiden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Vereinheitlichung des Rechnungsaustauschs in Deutschland und der EU. Die Vorteile sind wirklich groß: Du sparst Geld, machst alles effizienter und reduzierst Fehler. Klar, die Umstellung bedarf ein wenig Vorbereitung und Anpassung deiner Systeme. Aber keine Sorge – wenn du die richtigen Schritte machst, meisterst du die E-Rechnungspflicht ganz locker. Nutze die Chance zur Digitalisierung und hol das Beste für dein Unternehmen raus!

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